1. Mục đích và phạm vi áp dụng

Chính sách này mô tả cách SQS thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn truy cập website, gửi yêu cầu liên hệ, đăng ký tư vấn, sử dụng sản phẩm hoặc tương tác với chúng tôi.

Chính sách áp dụng cho các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân do SQS thực hiện với vai trò là bên kiểm soát dữ liệu, bên xử lý dữ liệu hoặc đồng thời thực hiện cả hai vai trò tùy từng trường hợp cụ thể.

2. Loại dữ liệu cá nhân được thu thập

SQS có thể thu thập một hoặc nhiều nhóm dữ liệu sau:

• Thông tin nhận dạng và liên hệ: họ tên, chức danh, đơn vị công tác, email, số điện thoại, địa chỉ liên hệ.
• Thông tin tài khoản: tên đăng nhập, lịch sử truy cập, phân quyền người dùng và dữ liệu liên quan đến xác thực.
• Thông tin giao dịch và trao đổi: nội dung liên hệ, biểu mẫu tư vấn, yêu cầu hỗ trợ, lịch sử phản hồi.
• Thông tin kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, thiết bị truy cập, thời gian truy cập, cookie và log hệ thống.
• Dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm: nhật ký thao tác, audit trail, lịch sử phê duyệt và dữ liệu phục vụ vận hành hệ thống.

3. Khi nào và tại sao chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân

SQS thu thập dữ liệu cá nhân trong các trường hợp cụ thể và cần thiết để cung cấp dịch vụ, vận hành hệ thống và tuân thủ quy định pháp luật. Việc thu thập này luôn đi kèm với mục đích rõ ràng và minh bạch.

• Khi bạn gửi yêu cầu liên hệ hoặc đăng ký demo:
  Chúng tôi thu thập thông tin như họ tên, email, tổ chức để liên hệ, tư vấn và cung cấp giải pháp phù hợp.
• Khi bạn tạo tài khoản và sử dụng hệ thống SQS:
  Chúng tôi thu thập thông tin tài khoản và dữ liệu truy cập để xác thực người dùng, phân quyền và đảm bảo an toàn hệ thống.
• Trong quá trình vận hành hệ thống phòng thí nghiệm:
  Dữ liệu thao tác, audit log và lịch sử hoạt động được ghi nhận nhằm đảm bảo khả năng truy xuất, kiểm soát chất lượng và đáp ứng yêu cầu của ISO 17025 về tính hợp lệ của kết quả.
• Khi bạn liên hệ hỗ trợ hoặc đào tạo:
  Chúng tôi sử dụng thông tin liên hệ và nội dung trao đổi để hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố và cải thiện dịch vụ.
• Khi hệ thống được truy cập:
  Một số dữ liệu kỹ thuật như địa chỉ IP, thiết bị và thời gian truy cập có thể được ghi nhận để đảm bảo bảo mật và phát hiện truy cập bất thường.
• Khi có yêu cầu pháp lý:
  Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể thu thập và xử lý dữ liệu nhằm thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Việc cung cấp dữ liệu cá nhân trong một số trường hợp là bắt buộc để sử dụng dịch vụ. Nếu bạn không cung cấp, chúng tôi có thể không thể cung cấp đầy đủ chức năng hoặc dịch vụ tương ứng.

4. Nguyên tắc xử lý dữ liệu

• Dữ liệu được xử lý đúng mục đích, minh bạch và trong phạm vi cần thiết.
• SQS nỗ lực bảo đảm dữ liệu chính xác và được cập nhật khi phù hợp.
• Dữ liệu được bảo vệ trong toàn bộ vòng đời xử lý bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thích hợp.
• Thời gian lưu trữ được giới hạn theo mục đích xử lý hoặc yêu cầu pháp luật hiện hành.

5. Cơ sở xử lý dữ liệu cá nhân

Việc xử lý dữ liệu có thể dựa trên sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, yêu cầu thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ pháp lý hoặc các căn cứ hợp pháp khác theo quy định pháp luật Việt Nam.

6. Chia sẻ và tiết lộ dữ liệu

SQS chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết với các đơn vị, cá nhân hoặc nhà cung cấp dịch vụ có liên quan đến việc cung cấp sản phẩm, vận hành hạ tầng, hỗ trợ khách hàng hoặc đáp ứng nghĩa vụ pháp lý.

Việc chia sẻ này luôn đi kèm kiểm soát phù hợp về bảo mật và không nhằm mục đích mua bán dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba.

7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Trong trường hợp phát sinh việc lưu trữ, sao lưu hoặc hỗ trợ kỹ thuật trên hạ tầng đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam, SQS sẽ thực hiện các bước cần thiết để đáp ứng yêu cầu pháp lý áp dụng và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chủ thể dữ liệu.

8. Thời gian lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu cá nhân được lưu trong khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành mục đích xử lý, thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, giải quyết tranh chấp hoặc tuân thủ quy định pháp luật. Khi không còn cần thiết, dữ liệu sẽ được xóa, hủy hoặc ẩn danh theo quy trình phù hợp.

9. Quyền của chủ thể dữ liệu

Chủ thể dữ liệu có thể thực hiện các quyền theo quy định pháp luật, bao gồm:

• Quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Quyền đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý trong phạm vi pháp luật cho phép.
• Quyền truy cập, chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu cá nhân.
• Quyền yêu cầu xóa, hạn chế xử lý hoặc phản đối xử lý trong các trường hợp phù hợp.
• Quyền khiếu nại, tố cáo hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.

10. Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân

• Kiểm soát truy cập theo vai trò và phạm vi công việc.
• Bảo vệ thông tin xác thực và dữ liệu nhạy cảm bằng cơ chế phù hợp.
• Ghi nhận nhật ký hệ thống, audit log và lịch sử thao tác khi cần thiết.
• Sao lưu định kỳ, giám sát an toàn hệ thống và hỗ trợ khôi phục dữ liệu.
• Kiểm soát nhà cung cấp, nhân sự và quy trình nội bộ liên quan đến bảo mật dữ liệu.

11. Xử lý sự cố dữ liệu cá nhân

Khi phát hiện sự cố hoặc vi phạm liên quan đến dữ liệu cá nhân, SQS sẽ áp dụng các biện pháp cần thiết để cô lập, đánh giá, khắc phục và phối hợp với các bên liên quan theo yêu cầu pháp luật.

12. Cookie và công nghệ theo dõi

Website của SQS có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự để cải thiện trải nghiệm người dùng, ghi nhớ tùy chọn, phân tích lưu lượng truy cập và tối ưu hiệu suất hệ thống.

13. Sửa đổi và cập nhật chính sách

SQS có thể cập nhật chính sách này theo từng thời điểm để phù hợp với thay đổi của pháp luật, sản phẩm, dịch vụ hoặc yêu cầu quản trị nội bộ. Phiên bản cập nhật sẽ được đăng tải trên website.